10:00 το βράδυ και μόλις τελειώσατε ένα email που θέλετε να φύγει πρωί πρωί. Τι κάνετε; Το στέλνετε πριν φύγετε από το γραφείο, ή έρχεστε λίγο νωρίτερα το πρωί για να πατήσετε το Send;

Πολλές φορές, βρισκόμαστε σε τέτοια διλλήματα χωρίς λόγο. Μόνο και μόνο, επειδή δεν ξέρουμε ότι υπάρχουν δυνατότητες στις εφαρμογές που χρησιμοποιούμε με αποτέλεσμα να κάνουμε τη ζωή μας δύσκολη.

Μερικές τέτοιες δυνατότητες θα δείτε παρακάτω…

Ανακτήστε τα μηνύματα που έχετε διαγράψει (ακόμα και αν τα διαγράψατε από τα deleted Items)

Το ξέρατε ότι στο Microsoft 365, ακόμα και να διαγράψετε τα μηνύματα σας, το σύστημα τα κρατάει σε “κρυφό” σημείο για 14 ημέρες;

Για να βρείτε αυτά τα μηνύματα, πηγαίνετε στα “Deleted Items” (1) και επιλέξτε “Recover Deleted Items from Server” (2). Έπειτα, στο μενού που ανοίγει επιλέξτε τα μηνύματα που θέλετε να επαναφέρετε (3) και “Restore Selected Items” (4).

Κοινοποιήστε το ημερολόγιο στους συνεργάτες σας

Θέλετε οι συνεργάτες σας να έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιο σας;

Εύκολο…

Μέσα από το Outlook, επιλέξτε το ημερολόγιο σας (1) και πατήστε την επιλογή “Share Calendar” (2). Έπειτα, επιλέξτε τις λεπτομέρειες που θέλετε να βλέπουν (τίτλους, free/busy, ή όλες τις λεπτομέρειες) (3), πατήστε την επιλογή “add…” (4) και ορίστε τα email των συνεργατών που θέλετε να δώσετε πρόσβαση (5).

Αγνόησε τα ενοχλητικά emails, χωρίς να τα χαρακτηρίσετε “SPAM”

Σας έχει τύχει να σας έχουν κάνει CC σε ένα email και να βομβαρδίζεστε με μηνύματα που δεν σας ενδιαφέρουν;

Υπάρχει επιλογή, μέσα από το outlook, που μπορείτε να αγνοείτε αυτά τα μηνύματα!

Επιλέξτε το μήνυμα (1), πατήστε στην επιλογή Ignore (2), και επιλέξτε το Ignore this conversation (3). Προσοχή, η επιλογή αυτή δεν αγνοεί όλα τα μηνύματα από τον συγκεκριμένο αποστολέα, παρά μόνο τη συγκεκριμένη συνομιλία.

Καθαρίσετε εύκολα το Inbox σας

Είμαι σχεδόν βέβαιος ότι το inbox σας γεμίζει, συχνά, με μηνύματα που δεν σας ενδιαφέρουν. Για αυτό, και υπάρχει ένας εξαιρετικά εύκολος τρόπος να το νοικοκυρέψετε.

Αφού πάτε στο outlook web access (https://outlook.office365.com), επιλέξτε ένα μήνυμα από τον αποστολέα που θέλετε να “νοικοκυρέψετε” (1) και πατήστε στην επιλογή sweep (2). Στο μενού που θα σας ανοίξει, θα επιλέξετε να μεταφέρετε όλα τα μηνύματα από τον συγκεκριμένο αποστολέα στα “Deleted Items” (3).

Επίσης, μια πολύ χρήσιμη επιλογή, για ειδοποιήσεις από τράπεζες, Facebook, LinkedIn κλπ., είναι να ορίσετε στο σύστημα να κρατάει μόνο το τελευταίο email από τον συγκεκριμένο αποστολέα (Α).

Και όμως γίνεται… ετεροχρονισμένες αποστολές μηνυμάτων!

Σας έχει τύχει να θέλετε να προγραμματίσετε την αποστολή ενός email, μια συγκεκριμένη ώρα; Για παράδηγμα, την επόμενη ημέρα το πρωί;

Αφού γράψετε το email σας, αντί να πατήσετε Send, πηγαίνετε στα options (1), επιλέξτε Delay Delivery (2), και στο μενού “Do Not Deliver Before” βάλτε την ημερομηνία και ώρα που θέλετε (3) το email να “φύγει”. Τέλος, πατήστε στο Send (4).

Θα δείτε ότι το μήνυμα σας θα παραμένει στο “Outbox” μέχρι να έρθει η χρονική στιγμή που έχετε επιλέξει.

Φτιάξτε γρήγορες συντομεύσεις

Όλοι μας επαναλαμβάνουμε ορισμένες ενέργειες συχνά-πυκνά. Για αυτόν το λόγο, μπορείτε να φτιάξετε γρήγορες συντομεύσεις στο “Quick Access Toolbar” (η μπλε γραμμή στο πάνω μέρος του Outlook).

Επιλέγετε το εικονίδιο με το βελάκι προς τα κάτω (1) και έπειτα την εντολή που θέλετε να δημιουργήσετε συντόμευση (πχ εκτυπώσεις) (2).